В Україні триває завершальний етап переходу від паперових трудових книжок до електронного обліку трудового стажу. Держава надала на це п’ять років — з 2021 до 10 червня 2026 року. Після цієї дати саме електронний реєстр Пенсійного фонду стане головним джерелом підтвердження страхового стажу для призначення пенсії.
Водночас закон не передбачає жодних штрафів або автоматичної втрати стажу для тих, хто не встиг оцифрувати трудову книжку. Проте відсутність даних у реєстрі може суттєво ускладнити процес оформлення пенсії — людині доведеться додатково доводити стаж документами.
Навіщо потрібна електронна трудова книжка
Згідно із законодавством, підтвердження страхового стажу відбувається на підставі персоніфікованих даних ПФУ. Паперові трудові книжки поки що діють паралельно, однак після завершення перехідного періоду основним джерелом інформації стане саме електронна база.
Оцифрування дозволяє:
- зберегти дані без ризику втрати або пошкодження документів;
- перевіряти стаж онлайн у будь-який момент;
- у майбутньому оформлювати пенсію автоматично без особистого візиту до ПФУ.
Кому потрібно зробити це обов’язково
Особливу увагу на оцифрування варто звернути:
- людям, які почали працювати до 2004 року;
- тим, хто вийшов на пенсію до 2021 року і після цього продовжив працювати;
- громадянам, у яких є записи в трудовій, що не відображаються в електронному кабінеті ПФУ;
- тим, хто працював на підприємствах, які ліквідовані або розташовані на тимчасово окупованих територіях.
Саме ці категорії ризикують зіткнутися з труднощами при підтвердженні стажу, якщо дані не будуть внесені до електронного реєстру.
Як перевірити, чи оцифрована трудова
Перевірити інформацію можна в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду. Авторизація доступна через:
- КЕП (електронний підпис);
- BankID або MobileID через ID.GOV.UA;
- Дія.Підпис;
- логін і пароль, отримані у відділенні ПФУ.
У кабінеті потрібно відкрити розділ «Електронна трудова книжка» → «Відцифрована ЕТК».
Важливо пам’ятати: страховий стаж у системі відображається з 1 січня 2004 року. Дані про роботу до цієї дати потрібно додати окремо, якщо їх немає в реєстрі.
- Читайте також: Відтермінування виходу на пенсію: експерти пояснили, коли це дійсно вигідно українцям
Як оцифрувати трудову книжку онлайн
Подати документи можна самостійно через портал ПФУ:
- Увійти в кабінет за допомогою КЕП.
- Відкрити розділ «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
- Заповнити дані та надати згоду на обробку персональної інформації.
- Додати скан-копії сторінок трудової книжки.
- Підписати заяву КЕП і надіслати.
Статус розгляду відображається в розділі «Мої звернення».
Вимоги до скан-копій
ПФУ встановив чіткі вимоги:
- формат JPG або PDF;
- розмір файлу — до 1 МБ;
- якість — рекомендовано 300 dpi;
- чітко видно всі записи, печатки та підписи.
Це критично важливо, щоб стаж коректно відобразився в системі.
Що буде, якщо не оцифрувати
Штрафів немає. Стаж не зникає. Але якщо даних не буде в електронному реєстрі, під час оформлення пенсії людині доведеться підтверджувати його додатковими документами, довідками або навіть показами свідків — особливо якщо підприємство вже не існує або перебуває на окупованій території.
Фактично оцифрування — це спосіб заздалегідь убезпечити себе від складної бюрократичної процедури в майбутньому.
