Програмі Microsoft Excel виповнилося вже 40 років, але вона досі залишається одним із наймасовіших інструментів у світовому бізнесі. Попри розвиток штучного інтелекту, сучасних систем управління даними та хмарних сервісів, компанії знову і знову повертаються до електронних таблиць — навіть розуміючи всі їхні ризики та обмеження.
Ще у 1990-х роках у деяких комп’ютерних іграх існувала так звана «клавіша боса»: натиснувши її, гравець миттєво відкривав Excel, роблячи вигляд, що працює. Сьогодні ж у деяких компаніях ситуація дійшла до абсурду — керівники можуть сварити працівників за те, що ті надто багато часу проводять саме в електронних таблицях.
Втім, Excel і досі залишається надзвичайно поширеним. За даними дослідження Acuity Training, близько двох третин офісних працівників користуються ним щонайменше раз на годину.
Як пояснює технічний директор компанії з візуалізації даних Grafana Том Вілкі, Excel глибоко вбудований у систему освіти та корпоративної культури — поряд із Word і PowerPoint.
«Це просто дуже хороший інструмент. Якщо потрібно швидко подивитися невеликий набір даних, перевірити ідею або зробити просту діаграму для презентації — важко знайти щось зручніше», — каже він.
Однак саме ця універсальність і створює проблему. Почесний професор аналітики Університету Данді Марк Вайтхорн наголошує: у багатьох організаціях Excel використовують не лише для аналізу, а й як повноцінну систему обробки та зберігання даних.
У результаті дані часто проходять через ланцюжок файлів, макросів і ручних правок, які майже ніхто не документує. А коли людина, що створювала ці файли та автоматизації, звільняється, компанія може залишитися з критично важливими таблицями, якими ніхто не вміє правильно користуватися.
Макроси — тобто автоматизовані набори команд в Excel — ще більше ускладнюють ситуацію. Вони дозволяють виконувати складні операції в один клік, але роблять систему ще більш «крихкою» та залежною від конкретних людей.
На практиці це призводить до того, що дані в організаціях не мають централізованого контролю. Їх складніше захищати, переносити між системами та використовувати для аналітики або навчання штучного інтелекту.
Наслідки таких підходів уже не раз ставали публічними. Наприклад, у Новій Зеландії з’ясувалося, що Міністерство охорони здоров’я використовувало Excel як основний інструмент для управління фінансовими даними — що призводило до помилок, розбіжностей і проблем з аналізом у реальному часі. А у Великій Британії в 2023 році через плутанину з електронними таблицями зірвався процес набору лікарів-анестезіологів.
Попри це, відмовитися від Excel виявляється надзвичайно складно. Директор із цифрової трансформації канадської телекомунікаційної компанії Telus Моуті Валі розповідає, що під час переходу на нову корпоративну систему планування співробітники масово намагалися залишити Excel у ролі «паралельного інструменту».
«Вони хотіли просто вивантажувати дані з нової системи назад у свої таблиці. Я сказав: ні, так не буде. Не можна дозволяти старій і новій системі співіснувати», — пояснює він.
У Microsoft, зі свого боку, захищають свій продукт. Там наголошують, що Excel за десятиліття перетворився з простої таблиці на універсальну платформу, і його використання лише зростає.
Втім, проблеми з безпекою та надійністю даних турбують не лише великі корпорації. Підприємиця Кейт Корден, яка керує компанією з підбору велосипедів у Лондоні, відмовилася від Excel саме через ризик втрати або випадкової зміни даних. Вона перейшла на спеціалізовану систему управління інформацією, яка замінила їй десятки таблиць.
Подібний шлях обрала і благодійна організація в Лондоні, де фінансовий облік перевели з Excel на онлайн-бухгалтерську систему з елементами штучного інтелекту. Це дозволило автоматизувати звітність і навіть відмовитися від послуг бухгалтера, зекономивши тисячі фунтів на рік.
Для великих компаній потенційні вигоди ще масштабніші: стабільніші процеси, стандартизовані дані та можливість повноцінно використовувати ШІ. У Telus, наприклад, очікують заощаджувати десятки мільйонів доларів щороку.
Втім, повна відмова від Excel поки що виглядає малоймовірною. Як іронічно зауважує професор Вайтхорн, можливо, у майбутньому доведеться знову «винаходити клавішу боса» — але вже для того, щоб приховувати використання електронних таблиць у світі штучного інтелекту.
