В Україні добігає кінця масштабна реформа системи обліку трудової діяльності громадян. У середу, 10 червня 2026 року, офіційно завершується п’ятирічний перехідний період, встановлений у 2021 році для перенесення всіх відомостей про стаж до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України (ПФУ). Після цієї дати паперові трудові книжки остаточно втрачають статус головного документа для обліку стажу, а пріоритет повністю переходить до цифрових даних. Про це повідомляє аналітичне видання «Економічна правда».
За даними відомства, станом на 2 червня 2026 року в країні вже успішно оцифровано понад 10 мільйонів паперових документів. За оцінками фахівців ПФУ, поза системою залишаються ще близько 1,5 мільйона книжок.
Кому необхідно оцифрувати документ, а хто може цього не робити
Головна причина цифровізації — зміна правил обліку, яка відбулася понад 20 років тому.
-
Кому ЦЕ ПОТРІБНО: Громадянам, які мають офіційний трудовий стаж, набутий до 1 січня 2004 року. До цієї дати тривалість стажу підтверджується виключно записами у паперовій книжці.
-
Кому ЦЕ НЕ ПОТРІБНО: Українцям, які розпочали свою першу офіційну трудову діяльність після 1 січня 2004 року. Саме тоді набрав чинності Закон «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», і ПФУ почав збирати щомісячну персоніфіковану звітність від роботодавців про сплату ЄСВ. Ці дані вже перебувають у базі в електронному вигляді.
Як пояснив заступник голови правління ПФУ Олександр Малецький, тотальне наповнення реєстру дозволить державі у найближчому майбутньому перейти до автоматичного призначення пенсій абсолютно для всіх громадян, без необхідності особистого відвідування сервісних центрів та збору паперових довідок при досягненні пенсійного віку.
Алгоритм дій для роботодавців та фізосіб
Залежно від того, де наразі перебуває документ, процедура подачі сканкопій відрізняється:
-
Якщо книжка у роботодавця: Керівник або кадрова служба підприємства зобов’язані самостійно відсканувати документ кожного працівника (прийнятого до 2021 року), завірити КЕП та надіслати через електронний кабінет страхувальника на порталі ПФУ. Після цього паперову книжку під підпис віддають працівнику на безстрокове зберігання.
-
Якщо книжка на руках у громадянина: Оцифрування можна виконати самостійно через портал електронних послуг ПФУ.
Інструкція для самостійного завантаження через Інтернет:
-
Зробіть якісні кольорові сканкопії або чіткі фото абсолютно всіх сторінок трудової книжки, де є записи. Мають бути чітко помітні назви, дати, номери, печатки та підписи.
-
Збережіть файли у форматі JPG або PDF (важливо: розмір одного файлу не повинен перевищувати 1 МБ).
-
Авторизуйтесь на порталі послуг ПФУ за допомогою «Дія.Підпису» або КЕП.
-
У меню «Комунікації з ПФУ» відкрийте вкладку «Відомості про трудові відносини».
-
Заповніть анкетні дані, дайте згоду на обробку інформації, прикріпіть файли та натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
Корисна порада: Разом із трудовою для верифікації стажу можна завантажувати кольорові скани військового квитка, диплома про навчання на денній формі, свідоцтва про народження дитини (для жінок) та свідоцтва про шлюб (у разі зміни прізвища).
Що відбудеться, якщо не встигнути до 10 червня?
У Пенсійному фонді заспокоюють: жодних штрафів, адміністративних санкцій або анулювання наявного стажу після 10 червня не буде. Вікно можливостей для оцифрування залишиться відкритим і надалі.
Проте чиновники наполегливо радять не зволікати. Якщо паперовий документ, який не встигли внести в систему, згодом буде випадково втрачено, знищено під час бойових дій чи пошкоджено, процедура підтвердження стажу до 2004 року перетвориться на бюрократичне пекло із залученням державних архівів та тривалими судовими процесами.
